【よもやまVOICE】NO2.~マイナンバーの取扱い~

平成28年1月から、いよいよマイナンバー制度の取り扱いが始まりました。

会社が作成する税や社会保険関係の書類にマイナンバーを記載する必要が出てきます。

経営者の皆さん、社内規定の整備、マイナンバーの収集などの準備はできていますか?

既に準備ができている方もいらっしゃると思いますが、マイナンバーについての基本的な事項を確認したいと思います。

  1. マイナンバーの記載開始時期社会保険関係で、最も早くマイナンバーを記載する必要のある書類は、税務関係でまずマイナンバーを記載し、提出しなければならないのは、固定資産税(償却資産税)の申告書です。償却資産税の申告期限は1月31日ですので、個人事業をしている方で、償却資産の申告書を提出する人は、平成28年1月提出分からマイナンバーを記載して提出することが必要になります。
  2. なお、税務申告書等にマイナンバーの記載がない場合も、原則税務署等から記載が求められることになりますが、その申告書自体が無効になるわけではありません。
  3. 「雇用保険被保険者資格取得届」と、「雇用保険被保険者資格喪失届」です。
  4. まず、マイナンバーを記載しなければならない書類と、その順番を確認しましょう。
税目 年分 具体的提出時期
所得税・贈与税 平成28年分 平成29年2月~
法人税等 平成28年1月1日以降開始年分~ 平成29年2月~
消費税等 同上 同上
相続税 平成28年1月1日以降相続開始 平成28年10月~
税務申請・届出書等 平成28年1月1日~ 平成28年1月~
法定調書等 平成28年1月1日以降支払分~ 平成29年1月~
償却資産税(個人) 平成27年分 平成28年1月~
雇用保険資格届出 平成28年1月1日以降届出分~ 平成28年1月~
社会保険資格届出 平成29年1月1日以降届出分~ 平成29年1月~

  1. マイナンバーを収集する
    1. 従業員及び従業員の扶養親族
    2. 株主
    3. 報酬等の支払先個人事業者・不動産賃料等の支払先個人
  2. 企業が収集しなければならないのは、次の方たちのマイナンバーです。

収集の仕方には、扶養控除等申告書に記載してもらう、コピーをもらう、Web上で入力してもらうなど、様々な方法があります。

3.企業の内部体制の整備

マイナンバーを収集するに当たっては、

  1. 取扱規程の整備
  2. 取扱状況を記録する体制の整備
  3. 機器及び電子媒体の盗難対策
  4. マイナンバーの削除・機器の廃棄時の対策
  5. アクセス制御と情報漏えいに対する安全管理

などの整備を行う必要があります。なぜなら、マイナンバーの罰則規定は個人情報保護法より厳しく、不当にマイナンバーを利用した場合、4年以下の懲役または200万円以下の罰金が科されます。単にマイナンバーが漏えいしたり、紛失などの事故が発生した場合には、番号法上の罰則はありませんが、民事上の責任や会社の信用低下などのおそれがあります。内部で必要な措置は、早めに準備をしましょう。

マイナンバーを管理するソフトも出てきています。お勧めは、パソコンにマイナンバーを残さず、ネット上のサーバーで管理するタイプです。ソフトで管理するメリットは会社によっても異なりますが、インターネットを通じてサーバー上で管理することにより、

  1. 情報漏えいリスクの低減
  2. 管理ログの自動保存
  3. 保存・廃棄などのスケジュール管理
  4. パソコン廃棄時の安全性確保
  5. など、様々なメリットがあります。お値段も事業者によって様々ですので、比較検討の上、適正に利用されることで管理リスクの軽減につながると思われます。

マイナンバーの取り扱いやソフトについてはお気軽にお問い合わせください。

税理士 渡邊 日奈子